W artykule:
Kiedy dzwonisz na służbowy numer telefonu, często witane jest automatyczne powitanie poczty głosowej, które pomaga przejść przez książkę telefoniczną i kolejne kroki.
Te powitania poczty głosowej sprawiają, że twoja mała firma wygląda profesjonalnie i mogą pomóc zwiększyć sprzedaż, a także zwiększyć zadowolenie klientów.
W tym artykule pokażemy, jak skonfigurować powitanie poczty głosowej dla swojego sklepu internetowego, firmy lub bloga. Pokażemy Ci również najlepsze przykłady powitania poczty głosowej, których możesz użyć jako szablonu.
Dlaczego powitanie poczty głosowej jest ważne dla Twojej firmy?
Ponad 88% lokalnych wyszukiwań na urządzeniach mobilnych kończy się rozmową telefoniczną. Głównie dzięki sprytnym przyciskom click to call, które pojawiają się w lokalnych wynikach wyszukiwania Google.
W przypadku wielu małych firm może nie być możliwe natychmiastowe odebranie wszystkich połączeń. Czasami klienci mogą dzwonić po godzinach pracy, a Ty możesz być zajęty lub nie mieć dostępnego personelu w tym czasie.
Tu przychodzi powitanie poczty głosowej.
Dla wielu klientów będzie to ich pierwszy kontakt z Twoją firmą. Nie skonfigurowanie powitania poczty głosowej może spowodować utratę klienta na rzecz konkurencji.
Z drugiej strony brak prawidłowego powitania poczty głosowej może również mieć poważne konsekwencje. Klienci mogą się rozłączyć, nie śledzić lub po prostu skontaktować się z konkurencją.
Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się, jak prawidłowo skonfigurować powitanie poczty głosowej dla Twojej firmy online.
Najlepszy sposób na skonfigurowanie powitania poczty głosowej
Zwykle właściciele małych firm używają numeru telefonu stacjonarnego lub komórkowego do zarządzania połączeniami. Chociaż może to wykonać zadanie, nie pozwalają one prawidłowo zarządzać połączeniami biznesowymi lub skonfigurować skuteczne automatyczne powitanie poczty głosowej.
Najlepszym sposobem zarządzania połączeniami biznesowymi jest skorzystanie z usługi telefonu służbowego. Wiele małych firm korzysta z wirtualnego numeru biznesowego, ponieważ pozwala im skutecznie zarządzać połączeniami biznesowymi bez poświęcania prywatności.
W przeciwieństwie do numeru stacjonarnego lub komórkowego, korzysta z internetu do zarządzania połączeniami. Oficjalna nazwa tej technologii to business VoIP phone service (Voice over Internet Protocol).
Korzystanie z usługi telefonu służbowego daje następujące korzyści w stosunku do telefonu stacjonarnego i komórkowego.
- Możesz ustawić godziny pracy i nagrać różne powitania głosowe, które będą odtwarzane w zależności od pory dnia.
- Możesz skonfigurować automatyczną obsługę, dodać rozszerzenia do kierowania połączeń, pozwolić użytkownikom zostawić wiadomość głosową i nie tylko.
- Działa na komputerze, tablecie, telefonie biurkowym, a nawet na telefonie komórkowym za pomocą aplikacji.
- Wielu użytkowników może używać tego samego numeru telefonu bez względu na lokalizację.
- Możesz łatwo dać dostęp do nowych pracowników bez wezwania technika lub zakupu nowego sprzętu.
Zalecamy korzystanie z Nextiva, ponieważ jest to najlepszy dostawca usług telefonicznych dla firm na rynku. Oferują kompleksowy zestaw funkcji z łatwym w użyciu internetowym panelem administracyjnym i aplikacjami na telefon.
Używamy Nextiva w naszej firmie do zarządzania wezwaniami do WPBeginner i innych niesamowitych właściwości motywacyjnych.
Jeśli chcesz innego rozwiązania, spójrz na RingCentral. Jest to kolejna świetna usługa telefonii biznesowej. Oferują niezwykle bogatą w funkcje platformę z wieloma narzędziami do zarządzania pozdrowieniami głosowymi, automatycznymi uczestnikami, wiadomościami głosowymi, transkrypcjami połączeń i wieloma innymi.
Po skonfigurowaniu służbowej usługi telefonicznej możesz skonfigurować powitania głosowe za pomocą łatwych do naśladowania ustawień.
Przykłady powitania głosowego dla firm
Istnieje kilka podstawowych zasad, których musisz przestrzegać, aby stworzyć najskuteczniejsze powitania poczty głosowej.
- Unikaj banałów typu „twoje wezwanie jest dla nas ważne”, są one nadużywane i nie czują się już szczere.
- Upewnij się, że nagrywanie poczty głosowej brzmi przyjaznie i osobiście.
- Staraj się nie brzmieć tak, jakbyś czytał ze scenariusza.
- Jeśli możesz, zatrudnij artystę głosowego, który pomoże Ci nagrać pozdrowienia z poczty głosowej. Możesz nawet znaleźć kogoś na Fiverr.
- Upewnij się, że Poczta głosowa zawiera ważne informacje, takie jak nazwa firmy, godziny pracy i dane kontaktowe.
Oto kilka szablonów powitań poczty głosowej, których możesz użyć w swojej firmie.
Off Hours Poczta Głosowa Powitanie Przykłady
To powitanie poczty głosowej będzie odtwarzane, gdy klienci zadzwonią do ciebie po godzinach pracy lub w weekendy. Upewnij się, że to powitanie poczty głosowej informuje użytkowników o godzinach pracy biura, alternatywnych sposobach dotarcia do obsługi klienta lub lokalizacji sklepu.
„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Jesteśmy dostępni telefonicznie od [9: 00] do [18: 00] [PST] od poniedziałku do piątku. Możesz również skorzystać z formularza kontaktowego na naszej stronie, [www.example.com] aby zostawić nam wiadomość, a my skontaktujemy się z tobą przez e-mail. Jeśli chcesz, abyśmy oddzwonili, zostaw swoje imię i numer wraz z krótką wiadomością, a nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.”
„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Obecnie nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na twoje wezwanie. Nasze godziny pracy to [Godziny Pracy] Od Poniedziałku do piątku. Nasz sklep w [lokalizacji sklepu] pozostaje otwarty dla klientów w weekendy. Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo na naszej stronie [www.example.com] [24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu]. Jeśli to nie jest pilne i chcesz, żebyśmy oddzwaniali, zostaw swoje imię i numer po sygnale.”
Jak widać, oba przykłady dostarczają ważnych informacji i oferują klientom alternatywne sposoby kontaktu za pośrednictwem czatu na żywo lub formularza kontaktowego.
Wakacje Poczta Głosowa Powitanie Przykłady
Te wiadomości powitalne mogą być nagrywane podczas wakacji.
„Halo, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Nasz zespół jest obecnie poza biurem, aby spędzić wakacje z przyjaciółmi i rodziną. Wrócimy do pracy w [dzień i godzina]. Zostaw nam swoje imię i numer, a my skontaktujemy się z tobą jak najszybciej. [Wesołych Świąt (lub odpowiedniego powitania na to święto)]”.
„Wesołych Świąt! Nasz zespół w [Nazwa firmy] jest nieobecny do [data]. Jeśli jesteś już klientem, nadal możesz otworzyć zgłoszenie pomocy technicznej na naszej stronie internetowej, postaramy się odpowiedzieć w ciągu najbliższych 24 godzin. Możesz również skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo lub formularza kontaktowego na naszej stronie [www.example.com]. jeśli nie jest to pilne, możesz zostawić nam swoje imię i numer po sygnale. Oddzwonimy jak najszybciej.”
„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Jesteśmy zamknięci (nazwa święta) i wrócimy do pracy w dniu [Data i godzina]. Jeśli potrzebujesz pilnej odpowiedzi, możesz napisać do nas na (email_address) postaramy się odpowiedzieć na wszystkie e-maile w ciągu 24 godzin. Możesz również zostawić nam wiadomość, a my skontaktujemy się z tobą po wakacjach (Szczęśliwego Nowego Roku / wakacji)”.
Jak widać, te powitania poczty głosowej dostarczają klientom jak najwięcej informacji. Te Pozdrowienia zapewniają również, że klienci wiedzą, jak uzyskać szybszą odpowiedź za pomocą alternatywnych metod kontaktu podczas wakacji.
Away / Busy Poczta Głosowa Powitanie Przykłady
Jeśli jesteś zajęty, nieobecny lub brakuje personelu i nie możesz natychmiast odbierać połączeń z klientami, możesz użyć tych pozdrowień jako przykładu.
„Cześć, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy], nie możemy teraz odebrać telefonu, ale chcielibyśmy oddzwonić jak najszybciej. Proszę zostawić nam swoje imię i numer po sygnale.”
„Cześć, jesteśmy obecnie z dala od telefonu. Jeśli nie jest to zbyt pilne, możesz wysłać do nas wiadomość e-mail na adres (adres e-mail). W przeciwnym razie zostaw swoje imię i numer po sygnale, a my oddzwonimy.”
Jeśli jesteś jedyną osobą odbierającą połączenia, możesz sprawić, że będzie to osobiste powitanie poczty głosowej.
„Cześć, dodzwoniłeś się (Twoje imię). Obecnie nie mogę odebrać telefonu. Możesz wysłać mi e-mail na (adres e-mail) lub możesz zostawić swoje imię i numer po sygnale, a ja oddzwonię tak szybko, jak to możliwe.”
Przetestuj i popraw swoją pocztę głosową Pozdrowienia
Innym świetnym powodem do korzystania z profesjonalnej usługi telefonicznej jest to, że możesz śledzić wszystkie połączenia i przeglądać szczegółowe raporty o nich. Na przykład tak wygląda strona analizy połączeń Nextiva.
Musisz śledzić, ilu użytkowników słyszy każde powitanie poczty głosowej i jak zareagowali. Poczta głosowa z wyższym wynikiem klientów zostawiających wiadomość działa sprawnie.
Wiadomości poczty głosowej, które nie są nawet całkowicie słyszane, są porażką.
Zalecamy wypróbowanie różnych powitań poczty głosowej, aby znaleźć idealną równowagę. Okresowe aktualizowanie powitania poczty głosowej może również pomóc w wypełnieniu luk w komunikacji, o których istnieniu nawet nie wiedziałeś.
Śledź wiadomości poczty głosowej
Teraz, gdy skonfigurowałeś zrównoważone, Pouczające i przyjazne powitanie poczty głosowej, kolejny krok jest jeszcze bardziej kluczowy.
Co się dzieje, gdy klient zostawia Ci wiadomość głosową?
Jeśli korzystasz z profesjonalnego systemu telefonicznego firmy, będziesz mógł łatwo śledzić i odpowiadać na te wiadomości.
Upewnij się, że ty i Twoi pracownicy są równie dobrze przygotowani do szybkiej obserwacji. Szybka odpowiedź zwrotna ma długą drogę w umacnianiu relacji biznesowych i zamykaniu sprzedaży.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci dowiedzieć się, jak skonfigurować powitanie poczty głosowej dla Twojej firmy online. Możesz również zapoznać się z naszym przewodnikiem dotyczącym tworzenia biuletynu e-mailowego dla Twojej firmy.
Jeśli podoba Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube dla samouczków wideo WordPress. Znajdziesz nas również na Twitterze i Facebooku.
