Jak Slack całkowicie zmienił sposób, w jaki pracujemy w WPMU DEV

Można śmiało powiedzieć, że Slack zmienił dla nas grę tutaj w WPMU DEV.

Aktualizacja 30.07.2018: z góry zrezygnowaliśmy z wspierania kilku innych niesamowitych kreatorów stron typu przeciągnij i upuść.

Praca w rozproszonym zespole 62-osobowym rozrzuconym po całym świecie, komunikowanie się z kolegami było kiedyś koszmarem, ośmielę się powiedzieć, że wrzód na tyłku. Przez lata polegaliśmy na połączeniu poczty e-mail i Google Hangouts do rozmów jeden na jeden, strony internetowej P2 do udostępniania ważnych informacji o firmie i Skype, gdy chcieliśmy się spotkać. W razie potrzeby udostępniania plików wymienialiśmy się linkami na Dysku Google lub Dropbox.

Slack wszystko zakłócił.

Dla niewtajemniczonych, oto, co musisz wiedzieć: Slack to aplikacja do przesyłania wiadomości dla zespołów na sterydach. To zabójca e-maili. Została wyceniona na 2,8 miliarda dolarów i ma ponad 750 000 aktywnych użytkowników dziennie, z których 200 000 płaci klientom, co czyni ją najszybciej rozwijającą się aplikacją biznesową wszech czasów-a te statystyki pochodzą z kwietnia ubiegłego roku.

Slack to nie tylko zwykły czat, to biuro online. Dla naszego rozproszonego zespołu Slack to miejsce, w którym wszyscy możemy być razem w jednym miejscu w czasie rzeczywistym. Rozwiązuje bałagan związany z przeskakiwaniem między różnymi aplikacjami i pocztą e-mail, aby komunikować się ze sobą i pozostać na szczycie pracy.

Mając to wszystko na uwadze, w tym poście chcę podzielić się z wami, jak Slack zmienił sposób, w jaki komunikujemy się w WPMU DEV i jak używamy go do współpracy w bardziej efektywny i znaczący sposób. Niezależnie od tego, czy dopiero co skonfigurowałeś Slack po raz pierwszy, czy używasz go od czasu jego uruchomienia, mam nadzieję, że nauczysz się czegoś z naszego doświadczenia.

Oto co będę opisywał w tym poście:

• Praca w rozproszonym Zespole
• Jak My Używany komunikować się
• Jak Się Komunikujemy Teraz Z Luzem
• Organizowanie Kanałów Slack: Jak To Robimy
• Etykieta Slack
• Wskazówki, jak sprawić, by Slack działał dla Ciebie

Praca w rozproszonym Zespole

Jako zespół, WPMU DEV jest w całym sklepie. W ciągu 10 lat rozwinęliśmy się do obecnego personelu około 62 osób rozsianych po 28 krajach (i po prostu, aby rzucić kolejną ciekawostkę, łącznie mamy 235 lat doświadczenia w WordPress!)

Więc tak, nasz zespół jest rozproszony. Dziewięć osób pracuje w siedzibie naszego biura w Melbourne w Australii, podczas gdy wszyscy inni są, cóż, wszędzie indziej. Nasz CTO Aaron Edwards mieszka w USA, Nasz szef wsparcia Tim Bowers jest w Wielkiej Brytanii, a my mamy ludzi z Serbii, Portugalii, Indonezji, Polski … lista jest długa.

Ogólnie rzecz biorąc, nasz zespół składa się z naszego CEO Jamesa (który założył firmę w swojej przydomowej szopie!), programiści, projektanci, ekipa wsparcia, marketerzy, pisarze, filmowcy, sysadmin i kierownicy projektów, a także mamy pracowników na Slack z naszej siostrzanej firmy, Edublogs.

Mamy wielu różnych ludzi z różnych miejsc pracy, którzy muszą komunikować się szybko i sprawnie w czasie rzeczywistym, aby zrobić rzeczy.

Jak My Używany komunikować się

Trudno sobie wyobrazić, że nieco ponad rok temu dość mocno polegaliśmy na e-mailach i Google Hangouts.

Inbox zero był nieosiągalnym marzeniem. Łatwo było stracić poczucie rozmów w wiadomościach e-mail i często ludzie wygodnie ignorowali wiadomości e-mail przez kilka dni. To było frustrujące, nie wspominając o trudnym, wiedzieć, czy ktoś rzeczywiście był online, co nie jest świetne, gdy twoi koledzy mieszkają w różnych strefach czasowych. Z perspektywy czasu jest oczywiste, że nasze zespoły często pracowały w izolacji – nasi pisarze często nie rozmawiali z programistami i odwrotnie, ponieważ zwykle było to zbyt kłopotliwe. Niezbyt zdrowy sposób prowadzenia biznesu.

Ilekroć chciałem sprawdzić szczegóły dotyczące wtyczki, musiałem wysłać e-mail lub pingować konkretnego programistę na Hangouts. I kiedykolwiek miałem ogólne Pytanie Dotyczące Naszych Produktów, protokół polegał na wysłaniu e-maila do całego naszego zespołu programistów, co nieuchronnie kogoś denerwowało.

Powiedzmy, że odpowiedź-wszystkie były doskonałym źródłem niezadowolenia niektórych osób.

Korzystaliśmy ze Skype ’ a dość regularnie – i nadal to robimy – ale nie w takim stopniu, w jakim kiedyś to robiliśmy. Nasze zespoły spotykają się teraz regularnie na platformie Slack, co ułatwia osobom, które nie są w stanie uczestniczyć, przeczytanie rozmów i omówienie kluczowych kwestii.

Prowadzenie spotkań na Slacku pozwala również uniknąć technicznych bólów głowy, które często nas trapią. Dzięki powolnemu internetowi tutaj w Australii, typowe Spotkanie przez Skype przebiegałoby mniej więcej tak:

Cześć wszystkim!
Deweloper 1: Cześć James!
Programista 2: …
Deweloper 3: Halo?
Czy wszyscy mnie słyszą?
Deweloper 1: …
Deweloper 2: tak, ale dostaję opinie.
Deweloper 3: Nie
Dobra, rozłączę się i spróbuję jeszcze raz do wszystkich zadzwonić. Poczekaj chwilę.…

Pięć minut później…

Słyszysz mnie teraz?
Deweloper 1: Rodzaj
Developer 2: nie bardzo
Programista 3: …
James: [email protected] # $ … cóż, dajmy szansę Google Hangouts

Spotkanie zaczyna się 15 minut później po końcu wraca do Skype. James następnego dnia wydaje kilkaset dolarów na zakup nowych mikrofonów, ponieważ uważa, że jeden z nich musi działać (prawdziwa historia).

To samo spotkanie, ale tym razem na Slack:

Więc. Dużo. Szybciej. Zwróć uwagę na znaczniki czasu-wszystko to w mniej niż minutę.

Opuściliśmy salę konferencyjną. Nikt już go nie używa, a w dzisiejszych czasach jest to raczej miejsce do przechowywania.

Oto kolejny przykład tego, jak Slack poprawił sposób komunikowania się: za każdym razem, gdy nasza strona internetowa doświadczała awarii w przeszłości, na całym świecie pojawiała się masa e-maili, pracownicy próbowali ustalić, co się dzieje i czy inni wiedzą, że nasza strona nie działa. Było ogólne zamieszanie i zamieszanie. Teraz, kiedy zauważymy, że nasza strona jest wyłączona, to trwa sekundę, aby otworzyć kanał #sysadmin w Slack i sprawdzić, czy nasi administratorzy są już na szczycie. Zbyt łatwe.

A oto kolejny przykład, choć taki, który maluje naszego CEO jako trochę podłego!

Przez lata korzystaliśmy z wewnętrznej strony P2 dla ważnych rzeczy firmowych, takich jak ogłoszenia i ogólne informacje o nadchodzących premierach produktów, testach i innych rzeczach, które wszyscy musieli wiedzieć. Nasza strona P2 była miejscem do wysyłania wiadomości, które docierają wszyscy w firmie.

Problemem ze stroną P2 były jednak urodziny. Przynajmniej dla Jamesa urodziny były problemem. Widzisz, jak nasza firma rosła i urodziny stały się częstsze do tego stopnia, że były cztery lub pięć urodzin w miesiącu, strona P2 zostałaby zalana życzeniami, szybko zakopując ważne rozmowy o pracy pod strumieniem urodzinowej miłości.

Więc James zabronił nam składać kolegom życzenia urodzinowe.

/ giphy sad

Teraz mamy kanał # random na Slack dla niezwiązanych z pracą rozmów. Zakaz urodzinowy został zniesiony!

Jak Się Komunikujemy Teraz Z Luzem

Slack to coś, czego naprawdę musisz spróbować i doświadczyć, aby w pełni zrozumieć jego potencjał i dlaczego jest tak popularny.

Po korzystaniu ze Slacka przez ponad rok, chciałbym myśleć, że daliśmy mu dobre pęknięcie (i nie będziemy go porzucać w najbliższym czasie!).

Oto nasze statystyki odkąd zaczęliśmy używać Slacka:

Łącznie Wysłanych Wiadomości

Podczas gdy nasz zespół lubi sortować rzeczy za pomocą bezpośrednich wiadomości (lubimy łączyć jeden na jednego!), wiele magii dzieje się również w kanałach publicznych. Mamy również niewielką liczbę prywatnych kanałów, których używamy do projektów, takich jak prezenty i Ama, które niekoniecznie muszą angażować cały zespół.

Naszym najbardziej płodnym Slackerem jest Tim, Nasz szef wsparcia, który wysłał ponad 81 000 wiadomości od czasu dołączenia do Slack. To ma sens-zarządza dość dużym zespołem i uwielbia rozmawiać!

Całkowita Ilość Wykorzystanej Pamięci

Udostępniamy wiele plików-specyfikacje, wtyczki, filmy, gify.

Każdego dnia na Slacku są kopie wczesnych wydań naszych wtyczek, aby ludzie mogli je przetestować i przekazać swoją opinię, podczas gdy nasz kanał # random jest wypełniony zdjęciami kolegów, którzy uczestniczyli w Wordcampach.

Naszym najbardziej płodnym użytkownikiem plików jest Product Designer Victor Ivanov, który pracuje z góry i udostępnił ponad 1500 plików. (Większość z nich fotki kotów, oczywiście.)

Możliwość udostępniania plików i szybkiego przesyłania zrzutów ekranu oszczędza nam niesamowitą ilość czasu. Wklejanie linku do kanału jest o wiele szybsze w przypadku Slack niż wcześniej w przypadku Google Hangouts. Jest to szczególnie przydatne dla naszych specjalistów od projektowania i UX, którzy często wklejają iteracje projektów do kanałów Slack, co ułatwia reszcie zespołu szybkie przeglądanie obrazów i przekazywanie opinii bez konieczności korzystania z poczty e-mail i Dropbox.

Całościowe Integracje

Podczas gdy Slack jest dość prostą aplikacją w użyciu, istnieje kilka zaawansowanych funkcji. Jedną z nich są integracje.

Slack jest najbardziej przydatny, gdy widzisz wszystko, co robi twój zespół, co obejmuje wszystkie używane Narzędzia Na Zewnątrz luzu.

Wprowadziliśmy szereg integracji, aby pomóc nam wprowadzić do Slack narzędzia, których używamy na co dzień do zarządzania częściami naszej działalności, takimi jak Asana (dla naszego zespołu programistów) i HelpScout (dla naszego zespołu wsparcia).

Po kilku początkowych wahaniach ze strony niektórych osób z naszego zespołu na temat tego, czy w ogóle potrzebujemy Slacka („po co nam to? Google Hangouts jest w porządku! To jest po prostu kolejny musimy nad tym zapanować. Grumble, grumble…”), Slack stał się niezbędny do tego, jak się komunikujemy i działamy jako firma.

Podczas gdy Slack pozwala nam komunikować się między członkami zespołu, co ważniejsze, uświadomił nam wszystkim, co robi cały nasz zespół dzięki naszym kanałom publicznym. Nie pracujemy już w izolacji, ponieważ teraz możemy zobaczyć, nad czym pracują inne zespoły w innych częściach firmy.

Poważnie, nie mogę sobie wyobrazić pracy bez luzu i szybkiego dostępu do kogokolwiek w naszym zespole – i jestem pewien, że wszyscy inni w WPMU DEV zgodziliby się.

Organizowanie Kanałów Slack: Jak To Robimy

Pamiętam, jak pierwszy raz logowałem się do Slacka i jak pusto się wydawało. Nie mieliśmy jeszcze skonfigurowanych kanałów, tylko listę pracowników, ponieważ stopniowo zaczęli się logować, aby zobaczyć, o co tyle zamieszania. Ale potem szybko rośnie. Sposób, w jaki ustawiliśmy kanały i zorganizowaliśmy sposób, w jaki korzystaliśmy ze Slacka, był raczej organicznym procesem.

Kanały

Mamy 37 kanałów, w tym zarówno publicznych, jak i prywatnych.

Mamy dwa kanały publiczne dla wszystkich pracowników:

• # ogólne – Komunikacja zespołowa i ogłoszenia biznesowe
• # random-Wszystko inne, co nie jest związane z pracą, głównie linki do artykułów, życzenia urodzinowe i jedzenie / zdjęcia z podróży

Mamy również kanały publiczne dla każdego z naszych głównych zespołów:

• # deweloperzy
• # wsparcie
• # projektanci
• # sysadmins
• # wordsmiths

Wspaniałą rzeczą w kanałach publicznych jest to, że każdy może dołączyć do konkretnego kanału, którego powinien być częścią (tj. wszyscy nasi programiści powinni być częścią kanału # developer), podczas gdy ludzie z innych zespołów mogą przychodzić i odchodzić. Jest to szczególnie pomocne dla naszego zespołu wsparcia, gdy ktoś musi zidentyfikować problem dla członka lub zdiagnozować problem z wtyczką. Łatwo jest szybko dołączyć do kanału, Zadać pytanie i poprosić jedną lub kilka osób o pomoc w rozwiązaniu problemu. Nie trzeba dodawać, że możliwość tego uczyniła komunikację między naszymi pracownikami o wiele szybszą niż pre-Slack.

Mamy również kilka innych publicznych i prywatnych kanałów dla projektów, w tym:

• # blog-optymalizacje – miejsce na rozmowę o nadchodzącym przeprojektowaniu UX bloga (stay tuned!)
• # dashboard-dyskusja o ostatnim remoncie naszego panelu użytkownika
• # wp-hummingbird-dyskusja na temat naszej nowej wydajności i optymalizacji wtyczki, Hummingbird
• # wp-defender-dyskusje na temat naszej nowej wtyczki bezpieczeństwa, Defender
• # upfront-miejsce dla wszystkich członków naszego zespołu Upfront do rozmowy
• # wpmudev-dyskusje na temat naszego projektu strony

Następnie są kanały automatycznych ogłoszeń:

• # rejestracje-kanał do śledzenia wszystkich nowych zapisów członkostwa

A potem mamy inne kanały społecznościowe:

• # incsuborifice-miejsce na pogawędkę wśród pracowników pracujących w biurze w Melbourne
• # didgewalkers-mamy wśród naszych pracowników zapalonych turystów i jest to miejsce dla nich do planowania spacerów
• # savio-kanał poświęcony wszystkim wzmiankom o „savio” (Julian Savio jest utalentowanym projektantem, który tworzy wszystkie ilustracje na naszej stronie)

Podczas badania tego postu odkryłem, że wiele innych firm zorganizowało swoje kanały Slack w podobny sposób, z publicznymi kanałami zespołowymi, a następnie mniejszymi publicznymi/prywatnymi kanałami dla projektów zespołowych. Dla nas pozwoliło to na prowadzenie dyskusji na temat projektów skupionych wśród kluczowych osób w mniejszych grupach bez wyprzedzania większych kanałów, w których ciągłe powiadomienia mogą niepotrzebnie przeszkadzać pracownikom, którzy nie są częścią konkretnego projektu.

Zachęcamy również, aby rozmowy odbywały się otwarcie w kanałach publicznych przed przejściem do kanałów prywatnych lub bezpośrednich wiadomości, aby upewnić się, że nie tylko dzielimy się wiedzą, ale że dyskusje są przejrzyste i możliwe do przeszukiwania i dostępne dla każdego, kto może potrzebować tych informacji w przyszłości. Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny – jeśli problem został rozwiązany, powiedzmy problem członka z jedną z naszych wtyczek, członek personelu może wyszukać Slack dla wszystkich wzmianek o tej wtyczce i znaleźć rozwiązanie.

Niestandardowe Emotikony

Lubimy się zabawić ze Slackiem-czyż nie wszyscy? Jako takie mamy Nr serii niestandardowych Emotikon-128, w rzeczywistości.

Nasze niestandardowe Emoji zawierają obrazy kolegów z drużyny, psów biurowych i marki wtyczek. Ponieważ tworzenie niestandardowych emoji jest tak łatwe, nowe pojawiają się w naszych kanałach przez cały czas, nie tylko sprawiając, że czat jest przyjemniejszy, ale także bardziej spersonalizowany. Na przykład, gdy nowe wersje Upfront są automatycznie ogłaszane w # general, nie jest niczym niezwykłym, że członkowie zespołu odpowiadają za pomocą: upfront:

Integracje

Jedną z najpotężniejszych funkcji Slack jest możliwość integracji go z innymi narzędziami, których używasz na co dzień.

Obecnie mamy skonfigurowanych 15 integracji, ale są to te, z których korzystamy najczęściej.

Asana

Asana to narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zespołom śledzić ich pracę. Nasz zespół programistów używa go do organizowania projektów, wtyczek i motywów. Integracja Slack z asaną wysyła aktualizacje do określonych kanałów, gdy zadanie zostanie utworzone, zakończone lub otrzyma nowy komentarz.

Pomóż Skautowi

Help Scout to narzędzie helpdesk przeznaczone do obsługi klienta. Nasz zespół pomocy technicznej używa go do zarządzania zapytaniami e-mailowymi. Integracja Slack z Help Scout wysyła powiadomienia do określonych kanałów, gdy konwersacja jest tworzona, rozmowa jest aktualizowana, członek wieczerzy lub klient odpowiedział oraz gdy konwersacje są zamknięte lub usunięte.

Dysk Google

Dysk Google umożliwia tworzenie, przechowywanie i współpracę nad dokumentami online. Integracja ze Slack pozwala wkleić łącze do dokumentu Google do kanału i udostępnić ten plik każdemu, kto ma do niego dostęp i może go pobrać.

Stripe

Stripe to zestaw interfejsów API, które obsługują eCommerce i używamy go do przyjmowania płatności za członkostwo WPMU DEV. Integracja ze Slack wysyła powiadomienia do określonych kanałów, dzięki czemu można śledzić płatności. W naszym przypadku mamy zautomatyzowany kanał, który aktualizuje się, gdy otrzymujemy nowego członka.

Etykieta Slack

Podobnie jak w fizycznym środowisku biurowym, istnieje kilka zasad zdrowej etykiety – lub niepisanych praw – zachęcamy nasz zespół do przestrzegania, aby upewnić się, że wszyscy korzystają z Slack uprzejmie.

• Używaj @channel w # general tylko wtedy, gdy wiadomość jest super ważne i wszyscy w firmie absolutnie muszą wiedzieć.
• Jeśli nasze serwery są wyłączone, nie wysyłaj bezpośredniej wiadomości do sysadmina, ponieważ prawdopodobnie są zajęci naprawianiem serwerów. Zamiast tego wspomnij o wszelkich problemach i przykładach na kanale # sysadmin .
• Nie wypełniaj czasu 10 osób w kanale problemem, który może być łatwo rozwiązany przez jedną osobę za pomocą szybkiej bezpośredniej wiadomości. Bądź świadomy, kto i ile osób jest w kanale. Kiedy mówisz, prosisz o uwagę tych ludzi, więc wykorzystaj ten czas mądrze i produktywnie.
• Poznaj różnicę między kanałem @here I@: Komenda @here pozwala przyciągnąć uwagę członków zespołu na kanale, którzy są obecnie aktywni i online. Z kolei Komenda @ channel wyśle wiadomość do wszystkich członków zespołu kanału, niezależnie od tego, czy są obecnie zalogowani i aktywni, czy nie.
• Aby zwrócić czyjąś uwagę na kanale, wpisz @, a następnie jego nazwę Użytkownika, np. @rae. Zobaczą czerwoną plakietkę na kanale i zostaną powiadomieni przez e-mail lub telefon komórkowy, jeśli nie będą online.

To tylko niektóre z podstawowych zasad etykiety, których przestrzegamy i wwiercamy się w nowych członków drużyny. Jeśli istnieją różne zasady, którymi kieruje się Twoja firma, daj nam znać w komentarzach poniżej. Chcemy zobaczyć, jak inni używają Slacka!

Wskazówki, jak sprawić, by Slack działał dla Ciebie

Oczekuje się, że wszyscy w naszym zespole będą mieli Slack otwarty w godzinach pracy. Jedynym problemem jest to, że jeśli nie skutecznie ustalić priorytetów i dostosować sposób korzystania z aplikacji, rzeczy mogą wymknąć się spod kontroli. A jeśli jesteś jedną z tych osób, które nie mogą zostawić powiadomień w spokoju (jak ja!), widząc czerwone odznaki piętrzące się w Slack będzie rozpraszać cię do końca.

Zebraliśmy więc kilka wskazówek w naszym poście: 27 Wskazówki dotyczące wydajności i hacki każdy użytkownik Slack powinien wiedzieć.

Wrapping Up

Slack stał się nieodzowną częścią naszej działalności, która nie tylko poprawiła sposób, w jaki komunikujemy się ze sobą jako zespół, ale uczyniła nas bardziej wydajnymi i skutecznymi we wspieraniu naszych członków. To naprawdę zmieniło grę.

Mam nadzieję, że dowiedziałeś się czegoś o naszych doświadczeniach z użyciem Slacka. Daj nam znać w komentarzach poniżej, w jaki sposób twój zespół korzysta ze Slacka i jak zmieniło to komunikację zespołu.

Tagi:

• Komunikacja
• Slack