Jak tworzyć faktury dla klientów za pomocą WordPress

Tworzenie i wysyłanie faktur jest niezbędnym, ale uciążliwym zadaniem dla większości freelancerów i małych firm. Zamiast ręcznego tworzenia faktury za pomocą szablonu, możesz zaoszczędzić dużo czasu za pomocą odpowiednich narzędzi. W tym artykule pokażemy Ci, jak tworzyć faktury dla klientów za pomocą WordPress.

Mimo że istnieje wtyczka do faktur WordPress, zalecamy użycie bardziej intuicyjnego rozwiązania o nazwie Freshbooks. Dlatego będziemy udostępniać dwie metody tworzenia faktur. FreshBooks i WP-Faktura.

Metoda 1: Korzystanie Z Freshbooks

Najprostszym i najbardziej profesjonalnym narzędziem księgowym dla freelancerów i profesjonalistów jest Freshbooks. Jest to narzędzie księgowe przeznaczone dla osób niebędących księgowymi i jest idealne dla profesjonalistów WordPress.

Istnieje bezpłatny 30-dniowy okres próbny dla każdej płatnej funkcji, a nawet mają bezpłatny plan na zawsze.

Rejestracja jest niezwykle łatwa i nie musisz nawet wprowadzać danych karty kredytowej w okresie próbnym. Po rejestracji wylądujesz na prostym pulpicie nawigacyjnym, który wygląda tak:

Tworzenie pierwszej faktury w Freshbooks

Tworzenie i wysyłanie faktur za pomocą Freshbooks to pestka. Po prostu kliknij Nowy przycisk i wybierz fakturę z rozwijanego menu.

Jeśli nie dodałeś adresu firmy, Freshbooks poprosi o podanie adresu firmy, który pojawi się na fakturze.

Kreator faktur zapyta również, za co wystawiasz rachunki swoim klientom? Możesz wybrać czas, przedmioty lub oba w zależności od tego, jakie usługi lub produkty świadczysz swoim klientom.

Na następnym ekranie musisz podać informacje o kliencie. Freshbooks zapisze te informacje i możesz z nich skorzystać później, gdy tylko chcesz wysłać fakturę do tego klienta.

Po zapisaniu danych Klienta możesz przewinąć w dół, aby wprowadzić zadania i przedmioty, stawki i należną kwotę. Możesz dodać wiele linii dla każdego elementu lub zadania wraz z dodatkowymi uwagami, warunkami i zasadami.

Gdy będziesz zadowolony z faktury, możesz ją zapisać jako wersję roboczą lub wysłać natychmiast pocztą elektroniczną. Fakturę można również wysłać pocztą.

To było proste, prawda?

Dodawanie metod płatności w FreshBooks

Freshbooks umożliwia przyjmowanie płatności online od klientów. Domyślnie obsługuje PayPal I Stripe i możesz włączyć inne popularne bramki płatności. Jeśli chcesz skonfigurować płatności, kliknij Ustawienia w górnym menu i kliknij Akceptuj karty kredytowe.

Aktywuj metodę płatności, której chcesz użyć i odpowiedz na kilka prostych pytań dotyczących danych konta. To wszystko, twoi klienci mogą teraz zapłacić online, gdy otrzymają od ciebie fakturę.

Śledzenie czasu i wydatków dzięki FreshBooks

FreshBooks pozwala zarządzać i śledzić swoje wydatki. Po prostu kliknij kartę wydatki, aby rozpocząć.

Freshbooks może importować twoje wydatki z ponad 13000 instytucji finansowych. Możesz łatwo połączyć go z kontem bankowym i kartami kredytowymi. Możesz także ręcznie dodawać wydatki i zapisywać paragony, wykonując migawkę z telefonu.

Jeśli pracujesz co godzinę, każda sekunda twojej pracy powinna być rozliczona z klientem. Freshbooks jest wyposażony we wbudowane narzędzie do śledzenia czasu. Po prostu kliknij kartę śledzenia czasu, aby rozpocząć.

Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić szczegóły projektu i zalogować swoje godziny. Możesz również uruchomić Time tracker, klikając przycisk Start Timer.

Metoda 2: Korzystanie z wtyczki WordPress

Innym sposobem obsługi faktur jest użycie wtyczki WP-Invoice. W ten sposób Twoja witryna WordPress staje się centrum Twoich faktur i płatności.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zainstalować i aktywować wtyczkę WP-Invoice. Po aktywacji wtyczka doda nową pozycję menu „faktura” w panelu administracyjnym WordPress. Musisz odwiedzić Faktura ” Ustawienia aby skonfigurować wtyczkę.

Najpierw musisz wprowadzić nazwę firmy, tak jak chcesz, aby pojawiała się na fakturach. Następnie musisz wybrać stronę do wyświetlania faktur. Zalecamy utworzenie nowej strony WordPress zatytułowanej faktury i wybranie tej strony tutaj. Ta strona będzie używana do wyświetlania faktur.

WP-Invoices zawiera wiele opcji płatności (Zobacz naszą listę alternatyw PayPal 5 dla freelancerów do zbierania płatności w WordPress. Musisz wybrać domyślny system płatności z Stripe, 2CheckOut, PayPal, karta kredytowa lub bramki płatności Interkassa. Możesz selektywnie włączać lub wyłączać bramki płatności i zezwalać użytkownikom na wybór preferowanej metody płatności.

Po wybraniu metody płatności zauważysz nową kartę w ustawieniach, aby skonfigurować tę konkretną bramkę płatności. Każda bramka płatnicza ma inne ustawienia, które musisz skonfigurować, logując się na swoje konto w tej bramce i otrzymując klucze API.

Po skonfigurowaniu bramek płatności kliknij na Zapisz Wszystkie Ustawienia przycisk do przechowywania zmian.

Tworzenie nowej faktury

Aby utworzyć i wysłać nową fakturę do klienta, wystarczy przejść do Faktury ” Dodaj Nowy. Zostaniesz poproszony o podanie adresu e-mail klienta.

Po wprowadzeniu adresu e-mail wtyczka załaduje ekran edytora faktur. Zauważysz różne pola meta na ekranie edycji wraz ze znanymi polami edytora tytułu i postu. Tuż pod polem edytora postów zauważysz metabox, aby dodać elementy, które uwzględniasz w tej fakturze.

Wystarczy wpisać artykuł, ilość i cenę. Wtyczka obliczy całkowitą kwotę i wyświetli ją jako saldo. Możesz kliknąć łącze opis przełącznika, aby dodać opis elementu na liście. Możesz również kliknąć na”Dodaj Rabat” przycisk do odliczenia zdyskontowanej kwoty na podstawie procentu lub stałej kwoty.

Poniżej pola pozycji faktury pojawi się pole bramki płatności. Będzie to pokazywać domyślną płatność i wszystkie metody płatności, które włączyłeś na swojej stronie. Możesz zmienić te ustawienia dla faktury, jeśli chcesz, lub możesz pozostawić je do użycia domyślnych opcji ustawionych w ustawieniach wtyczki.

Po prawej stronie zobaczysz informacje o użytkowniku metabox. Będzie pokazywał adres e-mail klienta. Możesz wypełnić resztę informacji. Jeśli nie masz wszystkich informacji, możesz zostawić je puste, a Klient może je wypełnić podczas dokonywania płatności.

W metaboxie publish dostępne są opcje publikowania tej faktury jako wyceny, zezwalania na częściowe płatności lub wystawiania faktury cyklicznej. Klikając na Przełącz Advance link pozwoli Ci dodać termin płatności faktury i wprowadzić informacje podatkowe.

Po opublikowaniu faktury twoi klienci otrzymają powiadomienie e-mail z linkiem do strony faktury w Twojej witrynie WordPress. Jeśli twoi klienci nie otrzymują powiadomień e-mail, powinieneś zapoznać się z naszym przewodnikiem, jak rozwiązać problem z wysyłaniem wiadomości e-mail WordPress. Pojawi się faktura, z linkiem do wydrukowania wersji PDF przed dokonaniem płatności. Klienci mogą również zmienić swoje dane osobowe na stronie.

Przeglądanie faktur i raportów

Wszystkie utworzone przez Ciebie faktury są dostępne z Faktury ” Zobacz Wszystkie. Możesz sortować i filtrować faktury za pomocą menu po prawej stronie.

Aby zobaczyć z lotu ptaka swoje zarobki i faktury, musisz odwiedzić Faktury ” Raporty. Tam będziesz mógł zobaczyć wykresy i wykresy dla wszystkich faktur.

Dostrajanie faktur, wiadomości e-mail i płatności

Strona Ustawienia faktur zmieni się po zapisaniu ustawień początkowych. Teraz jeśli odwiedzisz Faktury ” Ustawienia, będzie można zobaczyć wiele innych opcji, które można skonfigurować. Na przykład możesz dostosować szablony wiadomości e-mail, utworzyć wiele szablonów, dodać elementy linii, co pozwala szybko dodawać elementy do faktury. Możesz nawet importować/eksportować dane faktury do pliku XML.

Plusy i minusy WP-faktury i Freshbooki

Korzystając z WP-Invoice, otrzymujesz bezpłatną wtyczkę, która pasuje do twojej witryny. Nie musisz polegać na usłudze innej firmy, aby zarządzać swoimi klientami i płatnościami. Możesz skonfigurować automatyczne kopie zapasowe WordPress w pamięci masowej w chmurze, aby upewnić się, że Twoje dane są bezpieczne.

Z drugiej strony FreshBooks jest używany przez tysiące profesjonalistów. Twoje dane są przechowywane w chmurze i nie musisz się martwić o kopie zapasowe ani bezpieczeństwo. Co ważniejsze, nie jest to tylko oprogramowanie do fakturowania, jest to pełnoprawne rozwiązanie księgowe dla nie-księgowych. Możesz śledzić wydatki, łączyć konta bankowe, otrzymywać płatności online itp. Poza tym, każdego dnia FreshBooks łączy się z większą liczbą usług i staje się bardziej wydajny i łatwiejszy w użyciu.

To wszystko, mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci tworzyć faktury dla klientów za pomocą WordPress. Możesz również skorzystać z naszego samouczka na temat dodawania opinii klientów rotacyjnych w WordPress.

Jeśli podoba Ci się ten artykuł, zasubskrybuj nasz kanał YouTube dla samouczków wideo WordPress. Możesz nas również znaleźć na Twitterze i Google+.