Jak wdrożyć wykonawców do swojej firmy WordPress

Po tym, jak zaczniesz przynosić zyski, przestaniesz się martwić o „sprawienie, aby ta niezależna rzecz działała” i zaczniesz myśleć o tym, jak możesz być bardziej produktywny—i zarabiać więcej pieniędzy. Zaczniesz również myśleć o zadaniach, których naprawdę nienawidzisz i o tym, jak outsourcing może sprawić, że poczujesz się bardziej spełniony w swojej firmie.

Niezależnie od twojej motywacji, gratuluję dotarcia do tego punktu! Z pewnością jest to duży krok, aby przejść od zarabiania pieniędzy na wsparcie, do zarabiania na tyle, aby wspierać inną osobę, a nawet zespół.

Wirtualni asystenci i kontrahenci mogą być „pracownikami” Twojej firmy w niepełnym wymiarze godzin, chociaż niektórzy mogą poświęcić swój czas na pełny etat. Niezależnie od ich zaangażowania, kontrahenci są Nr serii inaczej niż pracownicy. Podczas gdy musisz przestrzegać pewnych wytycznych i oferować pewne rzeczy pracownikom (wynagrodzenie chorobowe, ubezpieczenie zdrowotne itp.), te same wymagania nie są to prawda dla kontrahentów. Z tego powodu praca z kontrahentem to niedrogi sposób na skalowanie firmy WordPress.

Po zatrudnieniu pierwszego wykonawcy zaczniesz dostrzegać możliwości zatrudniania innych, aby pomóc ci w jeszcze innych aspektach Twojej firmy WordPress. Zamiast pozwolić, aby zatrudnianie zajmowało cały twój czas i energię, lepiej tworzyć szablony i procesy do zarządzania całym procesem zatrudniania i wdrażania.

Opierając się na własnym doświadczeniu, oto jak wdrożyć wykonawców do swojej firmy WordPress.

Utwórz Opis stanowiska

Po pierwsze: musisz utworzyć Opis stanowiska, który skutecznie połączy Cię z idealnym wykonawcą dla Twojej firmy WordPress. Dążysz do czegoś, co możesz stworzyć once i użyj ponownie. Chociaż charakter tego, nad czym będziesz pracować z kontrahentami, zmieni osobę po osobie (i stanowisko po stanowisku), pisanie opisu stanowiska powinno służyć jako szablon, który można ponownie wykorzystać jako punkt odniesienia dla każdej roli, do której zatrudniasz.

Odkryłem, że włączenie następujących elementów ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o przyciągnięcie najlepiej dopasowanych wykonawców dla mojej firmy WordPress:

• Zapłać: Nie trać czasu na zapraszanie osób spoza twojego budżetu do składania wniosków. Dowiedz się z góry, ile zapłacisz za godzinę lub przez określony czas.
• Oczekiwanie Czasu: Ponieważ kontrahenci często przyjmują wielu klientów, muszą być w stanie wyobrazić sobie, jak ta rola realistycznie wpasowywałaby się w ich dotychczasowe życie. Podobnie, jeśli szukasz pełnoetatowego wirtualnego asystenta lub wykonawcy, musisz wyraźnie o tym poinformować, aby znaleźć dobre dopasowanie.
• Warunki Pracy: Czego potrzebujesz od kontrahenta, aby ten związek działał? Czego ktoś może się spodziewać, jeśli zdecyduje się na współpracę z Tobą? Co możesz powiedzieć (i zrobić), aby jak najlepiej zmotywować do aplikowania? Jakie wyjątkowe korzyści daje współpraca z Twoją firmą? Czy istnieją pewne oczekiwania dotyczące godzin pracy, które utrudniłyby komuś w innej strefie czasowej efektywną pracę z Twoją firmą WordPress? Im bardziej szczegółowe informacje na temat warunków pracy, tym lepiej.
• Oczekiwania: Czego oczekujesz w zakresie dostaw każdego tygodnia w czasie, gdy umawiasz się z tą osobą? Zdaj sobie sprawę, że będzie zmienność, ale mieć pewne pojęcie o tym, co pewna ilość godzin powinna produkować dla przeciętnego wykonawcy.
• Umiejętności: Zatrudniasz grafika? Asystent administracyjny? Wirtualny asystent mediów społecznościowych? Niezależnie od umiejętności, których szukasz, porozmawiaj o nich w kategoriach pożądanych specjalności i wiedzy na temat narzędzi.
• Ekspertyzy: W zależności od tego, do czego potrzebujesz wykonawcy, możesz potrzebować kogoś z pewnym doświadczeniem w branży. Pamiętaj, aby o tym wspomnieć, jeśli dotyczy. Jeśli Twoja branża nie jest bardzo techniczna i skomplikowana, wiedz, że” ekspertyzy ” można nauczyć.
• Kolejne Kroki: Jak szybko będziesz odpowiadać na zgłoszenia? Kiedy planujesz podjąć decyzję o zatrudnieniu? Jakie będą pozostałe etapy procesu? Czy będzie płatny test? Im więcej możesz wyjaśnić z góry, tym bardziej wykwalifikowani kandydaci otrzymasz w rezultacie.
• Jajko Wielkanocne: Zasadniczo, coś, aby upewnić się, że zwracają uwagę. Niezależnie od tego, do czego ich zatrudniasz, potrzebujesz kogoś z dbałością o szczegóły, który może obrać kierunek. Aby to wykorzystać, być może poinstruuj wnioskodawców, aby wysłali Ci aplikację za pomocą pewnego, nieco głupiego tematu wiadomości e-mail, który zawiera ich nazwę (co może również pomóc w skonfigurowaniu filtra e-mail do radzenia sobie z aplikacjami w sposób, który nie zakłóca przepływu wiadomości e-mail).

Skonfiguruj szablony wiadomości e-mail

Praca z wirtualnymi asystentami i innymi wykonawcami prawdopodobnie doprowadzi do punktu, w którym chcesz zatrudnić dodatkową pomoc lub musisz zastąpić początkową pomoc z powodu niedostatecznych wyników, a nawet przejścia do innej pracy.

Zatrudnianie może być czasem, jeśli nie stworzysz wokół tego inteligentnego procesu. Jako najlepszą praktykę twórz szablony wiadomości e-mail dla głównych etapów rekrutacji, których możesz się spodziewać, jeśli chodzi o rozmowy kwalifikacyjne i wdrażanie każdego kandydata:

• Wstępne pytania na rozmowę kwalifikacyjną: Mniej więcej podstawy dotyczące tego, czego można się spodziewać w zakresie współpracy. Kiedy po raz pierwszy zacząłem zatrudniać wykonawców do mojej firmy WordPress, mój mentor zasugerował pytania dotyczące ich motywacji, życia domowego (czy mają dzieci lub inne główne obowiązki), innej pracy, a nawet technicznych względów dotyczących ich sprzętu i połączenia z Internetem. Wiele z tych pytań byłoby uważane za nielegalne, jeśli zatrudniasz pracownika, ale nie są powiązane z tą samą kontrolą, jeśli chodzi o pracę z wykonawcą-zwłaszcza tych, które mają siedzibę za granicą.
• Kontynuacja pytań na rozmowę kwalifikacyjną: W wielu przypadkach jedna runda pytań kwalifikacyjnych da ci wystarczająco dużo informacji o kimś, aby przejść do następnej rundy-płatnego projektu testowego. Kolejne pytania prawdopodobnie wejdą w grę tylko wtedy, gdy rozważasz między dwoma kandydatami lub uczysz się czegoś z pierwszych pytań na rozmowę kwalifikacyjną, o które chcesz zapytać dalej.
• Płatny projekt testowy: Nie chcesz dać komuś dostępu do swojego świata i sposobu, w jaki robisz rzeczy w swojej firmie WordPress, chyba że może okazać się godny współpracy z tobą. Zaufanie jest czymś, co naprawdę może być budowane tylko w czasie i jest prawie niemożliwe do ustalenia podczas początkowych etapów zatrudniania. Aby jak najlepiej zakwalifikować obiecujących kandydatów, spraw, aby twój projekt testowy był reprezentatywny dla pracy, którą wykonasz w swojej firmie WordPress. W rzeczywistości łatwiej będzie ocenić, czy i tak trzeba to zrobić. Ustal płatność ryczałtową (zamiast stawki godzinowej) i ścisły termin płatności. Jeśli obiecujący kandydat tego nie zauważy, potraktuj to jako znak, że naprawdę nie są zainteresowani pracą dla Twojej firmy WordPress.
• Złóż ofertę: Po prostu poczekaj, aż zaakceptują, zanim rozpoczniesz wdrażanie lub wyślesz dodatkowe zadania.
• Onboarding checklist: Co nowego trzeba przeczytać, skonfigurować lub nauczyć się na bieżąco z Twoją firmą WordPress. Więcej na ten temat poniżej.

Ideą tworzenia szablonów wiadomości e-mail jest to, że nie chcesz odkrywać koła za każdym razem, gdy zatrudnisz kogoś nowego. Oczywiście, będziesz musiał dostosować każdą z tych rzeczy dla większości kandydatów na wykonawców, ale czas spędzony na tym będzie z pewnością minimalny w porównaniu do czasu zaoszczędzonego przez tworzenie i używanie tych szablonów wiadomości e-mail.

Zbuduj listę kontrolną onboardingu wykonawcy

Za każdym razem, gdy zatrudniasz kogoś nowego, będziesz musiał przeprowadzić z nim jakiś rodzaj wdrożenia, aby mieć płynny proces współpracy. Oto kilka istotnych elementów na własnej liście kontrolnej onboardingu wykonawcy (którą wysyłam jako dokument google doc):

• Oficjalne rzeczy: Na przykład fakt, że potrzebuję W9, jeśli są krajowym wykonawcą i podstawową umowę wykonawcy określającą warunki współpracy. Będziesz także chciał rozważyć nda (Umowa o zachowaniu poufności) w celu ochrony informacji o klientach i innych zakulisowych aspektów Twojej firmy WordPress.
• Narzędzia do pobrania: Część mojego procesu pracy z kontrahentami obejmuje przepływ pracy, który obejmuje korzystanie z pewnych narzędzi, z którymi moi kontrahenci muszą się zapoznać, aby zapewnić płynne warunki pracy. Omówię je później w artykule.
• Patrz na to: Stworzyłem kilka filmów z ekranem, aby dowiedzieć się, jak wykonywać określone zadania i jak korzystać z narzędzi wymaganych do skutecznej pomocy. Niezależnie od roli, jaką odgrywają w moim biznesie WordPress, wszyscy moi kontrahenci oglądają klasę Skillshare, którą stworzyłem, pisząc kick-ass post na blogu(i poproś ich o wystawienie mi rachunku za czas na to i wszystkie inne działania dotyczące wdrażania).
• Przeczytaj to: Stworzyłem również szereg artykułów tekstowych opisujących wytyczne dotyczące marki i inne preferencje dotyczące rezultatów.
• Czas śledzenia: Chcę śledzić, jak długo Niektóre zadania zajmują moich wykonawców, aby mieć punkt odniesienia, na podstawie którego mogę ocenić skuteczność przyszłych kandydatów do pracy. Poza tym, myślę, że to sprawia, że ludzie są uczciwi, jeśli chodzi o wystawianie mi rachunków pod koniec tygodnia.
• Jak wystawić fakturę: Mam specyficzny proces, który chcę, aby wykonawcy przestrzegali, który pomaga mi zaoszczędzić trochę czasu, jeśli chodzi o przygotowywanie podatków.

Pomyśl o liście kontrolnej wdrożenia wykonawcy jako o połączeniu podręcznika dla pracowników ze szkoleniami.

Załóż firmowy Intranet

Być może zastanawiasz się, jak stworzyć samowystarczalny proces organizowania i publikowania wszystkich tych wytycznych i materiałów szkoleniowych. Moje rozwiązanie? Witryny Google.

W moich witrynach Google „intranet” szczegółowo opisałem szczegółowe informacje dotyczące wykonywania różnych rodzajów pracy, ogólne wytyczne dotyczące współpracy ze mną (moja sekcja „przeczytaj to” na liście kontrolnej wdrażania) i jak korzystać z narzędzi, które nieuchronnie będą musiały opanować podczas pracy z moją firmą WordPress.

Chociaż jestem dobrze zorientowany w projektowaniu stron internetowych, chciałem poświęcić jak najmniej czasu na założenie intranetu mojej firmy-co nie jest bezpośrednią działalnością generującą przychody. Niezależnie od tego, spędzanie czasu na tym zadaniu jest nadal ważne dla mojego długoterminowego sukcesu (i mojego rozsądku, bo nienawidzę się powtarzać).

Witryny Google są bardzo łatwe do skonfigurowania w prosty, ale intuicyjny sposób. Łatwo jest również udostępniać je określonej liczbie osób, dając odpowiednim stronom uprawnienia do edycji lub ograniczając wszystkim zaproszonym przez e-mail dostęp tylko do widoku. Co najlepsze, jest całkowicie darmowy.

Umowa wykonawcy i NDA

Używam i CO dla większości moich kontraktów, ale nie (jeszcze!) posiadać narzędzie umów online do pracy z podwykonawcami. Z tego powodu będziesz musiał szukać własnych dokumentów szablonowych dla umowy wykonawcy i NDA.

Najlepszym rozwiązaniem do tworzenia / dostosowywania tych dokumentów jest twój prawnik, jeśli masz budżet. To, co robiłem dla form prawnych (w USA), to LegalZoom, który oferuje nieograniczony dostęp do swojej biblioteki dokumentów Google Docs/Microsoft Word-edytowalne dokumenty za $7.99/miesiąc. To naprawdę nie jest zła umowa dla kogoś, kto chce przyzwoity dokument prawny na budżet.

Oczywiście nie jestem prawnikiem i nie udaję, że znam idealne rozwiązanie tego problemu. Ponadto niektóre stany / Terytoria będą miały specjalne postanowienia, które mogą unieważnić część (lub całość) umowy, o której użytkownik może nie być świadomy. Chodzi o to, że zawsze najlepiej skonsultować się z prawnikiem przed zrobieniem czegokolwiek, co może negatywnie wpłynąć na Twoją firmę WordPress.

Nie zapomnij poprosić o W9 od kontrahentów (lub odpowiedniego formularza podatkowego w Twoim kraju) – będziesz go potrzebować, jeśli są krajowymi i wydajesz z nimi ponad $600 W roku kalendarzowym.

Narzędzia Współpracy Wirtualnego Asystenta

Po rozplanowaniu większości moich procesów usystematyzowania procesu wdrażania wykonawców do firmy WordPress, warto omówić jeszcze jeden temat-narzędzia potrzebne do efektywnej współpracy.

• Strony Google:
  

  Google Sites to narzędzie, którego proponuję użyć do zbudowania intranetu do użytku z kontrahentami. Dzięki temu możesz raz utworzyć dokumentację dotyczącą wdrożenia i szkolenia, zorganizować ją w sposób intuicyjny dla wykonawców, a następnie nigdy się tym nie martwić (z wyjątkiem sytuacji, gdy potrzebne są aktualizacje).

• Todoist:
  

  Używam tego narzędzia do przypisywania zadań. Możesz dodać 5 użytkowników do danego projektu za darmo, a następnie musisz uaktualnić do ich Opcji Premium, jeśli twój zespół się rozszerzy. Na szczęście jest to $28.99 / rok-całkowicie przystępne. Todoist oferuje komentowanie, załączniki, priorytety i etykiety na zadaniach, dzięki czemu można go używać jako wytrzymałego narzędzia do zarządzania projektami.

• Basecamp:
  

  Basecamp jest zasadniczo kolejnym narzędziem do zarządzania produktem. Używam go w połączeniu z Todoist, ale możesz również uciec od używania każdego z nich samodzielnie, w zależności od tego, co jest najlepsze dla Twojego biznesu i przepływu pracy WordPress.

• Canva:
  

  Mój zespół pomaga mi tworzyć własne codzienne treści w mediach społecznościowych i używamy Canva do markowych szablonów obrazów w mediach społecznościowych, które są głupie, proste do dostosowania na nowo każdego tygodnia. Radzę sobie z darmową wersją, ale są pewne zalety wersji Pro Canva dla firm, w tym możliwość przesyłania niestandardowych czcionek i przycisk „magiczna zmiana rozmiaru”.

• Dysk Google:
  

  Współpraca z wykonawcą nieuchronnie wiąże się z udostępnianiem dokumentów. Dysk Google to moje ulubione rozwiązanie. Używam też Dropbox, ale głównie dlatego, że klienci wolą go do udostępniania folderów z wieloma zasobami obrazów.

• Paypal:
  

  Wszyscy kontrahenci wystawiają mi faktury na Paypal, który pięknie integruje się z Quickbooks. Jeśli są krajowe, ustawiłem je na Dwolla (również dołączony do Quickbooks przez venDwolla), aby dać im prezent bez opłat(i ramię bardzo mała opłata za transakcję, znacznie mniej niż to, co PayPal pobierze).

• LastPass:
  

  W niektórych sytuacjach w Twojej firmie WordPress może być konieczne zapewnienie kontrahentom dostępu do konta klienta. LastPass ułatwia udostępnianie niektórych haseł i odwoływanie dostępu w razie potrzeby. Informacje logowania udostępniane przez LastPass są zakodowane tak, że wykonawcy nigdy nie mają dostępu do dokładnych danych logowania.

• Toggl:
  

  Proszę, aby moi kontrahenci śledzili swój czas na Toggl i umieszczali zrzut ekranu jako załącznik na fakturach.

Narzędzia, z których zdecydowałem się korzystać z moich kontrahentów, nie kosztują ich nic do użycia i pobrania—ważne znaczenie dla Twojego własnego biznesu WordPress. Wykonawcy nie powinni ponosić obciążeń finansowych za korzystanie z narzędzi.

Wyjątkiem, jeśli można to tak nazwać, jest Paypal. Dla niektórych z moich zagranicznych kontrahentów, to jedyny sposób, aby zapłacić im w rozsądnym maner. Mimo to zachęcam moich zagranicznych kontrahentów do badania innych opcji i jestem elastyczny, gdy znajdą taki, który może działać lepiej niż Paypal.

Jak wdrożyć wykonawców do swojej firmy WordPress

Zdaję sobie sprawę, że jest to bardzo wysoki poziom spojrzenie na to, co jest szczerze mówiąc dość długi proces; taki, który jest trudny do uzyskania na początku. Traktuj więc wdrażanie pracowników jak proces uczenia się i daj z siebie wszystko, skoro już zrobiłeś pierwszy krok: przeprowadziłeś badania.

Tagi:

• deweloperzy